業務を整理しようとしたとき、管理表を作ることがあります。
売上を確認するための表。
請求や入金を管理する表。
タスクや進捗を確認する表。
顧客や案件の情報をまとめる表。
管理表を作ること自体は、悪いことではありません。
むしろ、頭の中だけで管理していたものを見えるようにしたり、抜け漏れを防いだりするためには、とても役立ちます。
ただ、必要に応じて管理表を増やしていくうちに、今度は「どの表を見ればよいのか」がわかりにくくなることがあります。
業務を見えるようにするための管理表が、増えすぎることで、かえって業務を見えにくくしてしまうのです。
目次
- 管理表は、最初は業務を見えるようにするために作る
- 管理表が増えると、「どれを見るか」で迷いやすくなる
- 同じ情報を何度も入力すると、更新が続かなくなる
- 管理表ごとの役割を決めておく
- 「正」とする表を決めると、確認しやすくなる
- まずは使っていない管理表を見直す
- 管理表や業務の見える化も支援しています
管理表は、最初は業務を見えるようにするために作る
管理表は、業務の状況を確認するために役立ちます。
たとえば、請求漏れがないかを確認する。
入金が済んでいるかを見る。
対応中の案件を把握する。
誰が何を担当しているかを確認する。
このように、管理表があることで、頭の中やメールの中に散らばっていた情報を見える形にできます。
小規模の事業や少人数の現場では、最初はシンプルな表だけでも十分役に立つことがあります。
ただし、管理したいことが増えるたびに表を追加していくと、少しずつ管理の全体像がわかりにくくなっていきます。
管理表が増えると、「どれを見るか」で迷いやすくなる
管理表が増えすぎると、まず起きやすいのが「どれを見ればよいのか」で迷うことです。
売上管理表。
請求管理表。
入金管理表。
案件管理表。
タスク管理表。
顧客管理表。
メモ用のシート。
それぞれ目的があって作ったはずでも、似た情報が複数の表に入っていると、確認する場所がわかりにくくなります。
たとえば、ある案件の状況を確認したい時に、案件管理表を見るのか、タスク管理表を見るのか、請求管理表を見るのかで迷うことがあります。
表があるのに、結局いくつもの表を開いて確認している。
そうなると、管理表は業務を楽にするものではなく、確認する場所を増やすものになってしまいます。
同じ情報を何度も入力すると、更新が続かなくなる
管理表が増えると、同じ情報を複数の場所に入力することがあります。
顧客名を案件管理表にも入力する。
請求金額を売上管理表にも入力する。
入金状況を請求管理表にも入力する。
進捗状況をタスク管理表にも入力する。
最初は少しの手間でも、件数が増えると更新が負担になります。
さらに、片方の表だけ更新されて、もう片方が古いまま残ることもあります。
そうなると、どの情報が正しいのかわからなくなります。
管理表を増やすほど入力する場所も増え、
入力する場所が増えるほど、更新漏れや情報のズレも起きやすくなります。
管理表ごとの役割を決めておく
管理表を使いやすくするには、それぞれの表の役割を決めておくことが大切です。
この表は何を見るためのものなのか。
誰が更新するのか。
いつ確認するのか。
どの情報まで入れるのか。
どの情報は別の表で管理するのか。
こうした役割があいまいなままだと、表は少しずつ何でも入れる場所になっていきます。
その結果、列が増えすぎたり、入力する人によって書き方が変わったり、見たい情報が探しにくくなったりします。
管理表は、項目を増やせば使いやすくなるとは限りません。
必要な情報を、必要な時に確認できることが大切です。
「正」とする表を決めると、確認しやすくなる
管理表が複数ある場合は、どの表を「正」とするのかを決めておくと確認しやすくなります。
たとえば、
売上はこの表を見る。
請求状況はこの表を見る。
入金確認はこの表を見る。
案件の進捗はこの表を見る。
このように、確認する場所を決めておくと、迷いが減ります。
すべてを1つの表にまとめる必要はありません。
業務によっては、表を分けた方が使いやすいこともあります。
大切なのは、表の数を減らすことだけではなく、「何を確認する時に、どこを見るのか」が決まっていることです。
まずは使っていない管理表を見直す
管理表を整理する時は、いきなりすべてを作り直す必要はありません。
まずは、今ある管理表を見直すことからで十分です。
最近使っていない表はないか。
同じ情報を入れている表はないか。
見る人が決まっていない表はないか。
更新されていない表はないか。
目的があいまいになっている表はないか。
こうした表を見直すだけでも、管理の負担は減らしやすくなります。
新しい管理表を作る前に、今ある表で足りていること、重なっていること、使われていないことを確認してみる。
それだけでも、業務の見え方は変わっていきます。
管理表や業務の見える化も支援しています
ミドリンスでは、日々の業務で使う管理表や台帳を見直し、運用しやすい形に整える支援を行っています。
売上、請求、入金、案件、タスクなど、今ある管理表の役割を整理し、必要な情報を確認しやすい形に整えていきます。
管理表は、増やすことが目的ではありません。
業務の状況を見えるようにすること。
確認する場所を迷わないようにすること。
更新し続けられる形にすること。
そのための小さな見直しからでも、ご相談いただけます。
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