日々の業務は、最初からきれいに整っているとは限りません。
とりあえずこのファイルに入れる。
前回と同じように対応する。
わかる人が、その都度判断する。
小規模の事業や少人数の現場では、こうした「なんとなく運用」で業務が回っていることも少なくありません。
最初のうちは、それでも大きな問題にならないことが多いです。
ただ、その状態が続くと、あとから業務を見直そうとした時に、思った以上に複雑になっていることがあります。
「なんとなく運用」が続くと、なぜ業務を複雑にしてしまうのかを整理していきます。
目次
- 「なんとなく運用」は、最初は楽に見える
- 判断が残らないと、同じ確認が何度も発生する
- 人によってやり方が変わると、引き継ぎにくくなる
- 情報の置き場所が増えると、探す時間が増える
- あとから整えようとすると、過去分の整理が重くなる
- まずは小さなルールからで十分
「なんとなく運用」は、最初は楽に見える
業務を始めたばかりの頃は、細かいルールを決めなくても回ることがあります。
担当者が少ない。
件数が少ない。
関係者が限られている。
その場で確認すれば済む。
こうした状況下では、わざわざルールを作るよりも、今あるやり方で進めた方が早く感じます。
ただし、この「早い」は、あくまでその場だけの早さです。
後から見返す時、別の人が対応する時、件数が増えた時には、同じやり方では負担が増えていきます。
判断が残らないと、同じ確認が何度も発生する
「なんとなく運用」の一番の問題は、判断の理由が残りにくいことです。
なぜこの方法にしたのか。
どこまで確認したのか。
どの条件なら例外にするのか。
誰に確認すればよいのか。
その場ではわかっていても、記録が残っていないと、後から同じ確認を繰り返すことになります。
担当者本人でも、時間が経つと細かい判断は忘れてしまいます。
その結果、毎回似たような確認をしたり、過去の対応を探したりする時間が増えていきます。
人によってやり方が変わると、引き継ぎにくくなる
ルールがない業務は、人によって進め方が変わりやすくなります。
ファイルの保存場所。
名前の付け方。
確認する順番。
連絡するタイミング。
管理表への入力方法。
それぞれが自分のやりやすい方法で進めていると、見た目には業務が回っているように見えますが、誰かに引き継ぐ時や、あとから内容を確認する時に、「なぜこうなっているのか」がわかりにくくなります。
属人化は、特別なスキルがある時だけに起きるものではありません。
日々の小さな判断が、その人の中だけに残っている状態でも起こります。
情報の置き場所が増えると、探す時間が増える
「なんとなく運用」が続くと、情報の置き場所も増えやすくなります。
メールに残っている。
チャットに書いてある。
紙で保管している。
スプレッドシートに一部だけ入力している。
ファイル名だけで判断している。
このように情報が分かれていると、必要な時にどこを見ればよいのかわかりにくくなります。
業務そのものよりも、確認や検索に時間がかかる状態になってしまいます。
情報が多いことよりも、どこを見ればよいか決まっていないことの方が負担になることがあります。
あとから整えようとすると、過去分の整理が重くなる
運用ルールがないまま時間が経つと、あとから整える時の負担が大きくなります。
古いファイルを見直す。
重複した管理表を確認する。
過去の判断を思い出す。
保存場所を統一する。
入力ルールを決め直す。
本来なら少しずつ整えられたことでも、後からまとめて直そうとすると、作業量が大きくなります。
だからこそ、完璧なルールを最初から作る必要はありませんが、最低限の置き場所や判断基準は早めに決めておくことが大切です。
まずは小さなルールからで十分
業務運用を整えるといっても、最初から大きな仕組みを作る必要はありません。
まずは、よく迷う部分だけ決めることからで十分です。
ファイルの保存場所を決める。
ファイル名の付け方をそろえる。
管理表に入力する項目を決める。
完了の基準を決める。
確認が必要な場合の流れを決める。
こうした小さなルールがあるだけでも、毎回の迷いは減っていきます。
大切なのは、きれいに作ることではなく、実際に続けられる形にすることです。
ミドリンスでは、日々の業務が「なんとなく」で回っている状態を整理し、続けやすい運用に整える支援も行っています。
ファイル整理、管理表の見直し、業務ルールづくり、手順の整理など、今のやり方を活かしながら、無理なく回せる形に整えていきます。
お電話でのお問い合わせも可能です。
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